Je bruist van de ideeën en wil die in jouw vereniging, groep, wijk, of wat dan ook uitvoeren. Om te beginnen maak je dan een projectplan. Voor sommige is dit het meest saaie onderdeel van je bruisende idee, maar het is essentieel om een goed begin mee te maken. Loop hier dan ook niet te gemakkelijk aan voorbij, maar besteed voldoende aandacht aan een gedegen plan. Dit is niet alleen voordelig voor het aanvragen van financiën en het vinden van partners maar je zult er zelf ook nog veel aan hebben. Zo ontstaat er overzicht. Behalve dat het handig is voor jezelf is het ook een verplicht onderdeel van bijvoorbeeld een subsidieaanvraag. Maar hoe schrijf je nu zo'n projectplan?
Mijn plan op papier
Gegevens
Begin bij het begin, schrijf je (zakelijke) gegevens op. Voor het aanvragen van subsidies en voor het aanschrijven van fondsen is het meestal van belang dat je een bedrijf, vereniging of stichting hebt. Als je die al hebt, vermeld je hier de gegevens van deze organisatie en vertel je ook kort wie je bent en of je al eens eerder een dergelijk initiatief hebt georganiseerd en voeg een kort verslagje toe. Heb je nog geen vereniging of stichting en wil je weten of dit nodig is en welke vorm je dan moet kiezen? Klik dan hier.
Op de eerste pagina van je plan wil je even kort vertellen wie je bent en wat je wilt gaan doen. In een notendop zeg maar. Dat is moeilijker dan je denkt. Je kunt natuurlijk heel enthousiast uren over je mooie project vertellen, maar om het to the point te houden en zeer concreet en op 1 pagina te vertellen wie je bent en wat je fantastische idee is dat is best een kunstje. Hieronder een beknopt voorbeeld van zo'n eerste pagina. Is dit lastig? Maak even een afspraak dan kijken we heel graag met je mee. (En wist je al dat al onze hulp gratis is?)
Dan is het tijd om het plan verder vorm te geven. hieronder een aantal stappen die je kunt aanhouden om je plan invulling te geven.
Enkele stappen die je kunt nemen om een goede titel te bedenken:
1. Bepaal het doel van het project: Wat is het project en wat wil je ermee bereiken? Een titel moet het doel van het project weerspiegelen.
2. Identificeer de belangrijkste kenmerken: Welke aspecten van het project zijn het belangrijkst? Dit kan de doelgroep, de locatie, de technologie of de impact zijn.
3. Maak gebruik van kernwoorden: Gebruik kernwoorden in de titel die de aandacht trekken en de inhoud van het project beschrijven. Dit kan bijvoorbeeld een specifieke term uit jouw vakgebied zijn.
4. Wees creatief: Een creatieve titel kan ervoor zorgen dat mensen nieuwsgierig worden en meer willen weten over het project. Denk dus na over een titel die onderscheidend en memorabel is.
5. Wees beknopt: Zorg ervoor dat de titel kort is en gemakkelijk te onthouden, zodat mensen deze gemakkelijk kunnen delen en onthouden.
Enkele voorbeelden van effectieve projecttitels zijn bijvoorbeeld: "Revolutie in de gezondheidszorg", "Duurzaamheid in de stad", "Virtual Reality voor het onderwijs" of "Muziek en geheugen".
Het is nu tijd om zo breed en specifiek mogelijk je project te gaan definiëren.
Zorg dat je zo inhoudelijk en gedetailleerd mogelijk kunt vertellen over je project en laat de passie en noodzaak het hoge woord voeren. Het is verstandig om wat onderzoeksgegevens te verwerken in je project zodat je altijd kunt onderbouwen wat je te zeggen hebt. Denk dan bijvoorbeeld aan bevolkingsonderzoek, maatschappelijke behoeftes etc.
Voor het eerste stuk gaan we ons oriënteren op de Motivatie. Om je te helpen om dit zo volledig mogelijk te doen kun je de antwoorden op de volgende vragen erin verwerken:
- Hoe ben je op het idee gekomen om dit project te starten?
- Waarom wil je dit project starten?
- Wat is het doel van het project?
- Waarom is er vraag naar dit project?
- Wie is je doelgroep en waarom?
- Wat is de artistieke kwaliteit?
- Welke locatie ('s) en waarom is voor die locatie gekozen?
- Hoe vaak zal je project plaatsvinden?
- Ben je voornemens om het project te herhalen, en indien ja waarom?
- Waarom is je initiatief belangrijk voor de omgeving waarin het plaats zal gaan vinden?
- Begin met vertellen wie jij bent als persoon/organisatie en wat je doelen, visie en missie zijn. Waarom ben jij de aangewezen persoon/organisatie om dit project te initiëren?
- Wie werken er nog meer mee aan dit project. Het is altijd goed om samen te werken met diverse partners. Beschrijf hen en de motivering om mee te doen aan dit project dan ook uitgebreid. Vertel wat de rol van de partner zal zijn, en hoe dit vruchten zal afwerpen. Zijn er al toezeggingen op papier vastgelegd? Voeg dit dan toe aan het projectplan als bijlage.
- Hoeveel fysieke personen zullen werken aan dit project en zijn dit amateurs of professionals? Indien dit professionals zijn, voeg dan ook een cv toe waaruit dit blijkt.
- Hoe gaat de uitvoering eruit zien? Wat zal de inhoud zijn van je project en hoe wordt dit vormgegeven? Dit is het moment om in geur en kleur te gaan vertellen wat je nu precies gaat doen.
- Gaat het om een eenmalig event, of is het een reeks van momenten?
- Geef aan welke verschillende doelgroepen het project heeft en de communicatiemiddelen die voor deze doelgroepen worden ingezet. wie is uw publiek, op wie richt het project zich? Om hoeveel mensen gaat het dan? En hoe ga je deze mensen bereiken?
- Beschrijf je marketing en communicatieplannen, zoals publiciteitsacties, de inzet op de pers, social media en de bijdrage van de partners hierin. Is er straks sprake van een toegangsprijs? Wat is de uitstraling en sfeer van de locatie? Wordt er een kassa ingezet en is deze fysiek of online? Beschrijf eventuele andere factoren die van invloed kunnen zijn op de keuzes van het publiek. Indien je een communicatieplan hebt gemaakt, kun je er ook voor kiezen hier het plan kort toe te lichten en te verwijzen naar de bijlage. Let op! Als je aanvraag voor financiële ondersteuning meer dan 20.000 euro bedraagt is een apart communicatieplan een must. Kijk voor hulp bij het maken van een communicatieplan in de startwijzer op deze site of neem contact met ons op voor een consult.
En dan: het geld!
Een van de laatste onderdelen van een projectplan is altijd de begroting. Hier geef je een toelichting van alle verwachte kosten en baten. Voor hulp bij het maken van een begroting verwijzen we je naar de pagina begroting op de startwijzer op deze pagina.
Tips
* Verplaats je voor je gaat schrijven in de lezer. Ga er nooit van uit dat de lezer al voorkennis heeft, maar probeer je plan wel bescheiden in omvang te houden.
* Zorg voor een persoonlijke begeleidende brief als je dit plan gaat versturen. Zo kun je iemand persoonlijk benaderen en op de juiste manier vragen om samenwerking of ondersteuning.
* Maak je plan zo concreet mogelijk en begin ieder onderwerp op een nieuwe bladzijde om overzicht te bewaren. Let erop dat je argumentatie voldoende is onderbouwd: waarom doe je iets, waar wil je dit doen en hoe?
* Laat je projectplan lezen door iemand die niets van het project weet en peil zo welke vragen er ontstaan na het lezen.
* Zorg voor je eigen stijl en vermijd taalgebruik wat niet bij je past.
* Eerdere resultaten gelden als referentie. Schroom daarom niet om als bijlage te laten zien wat je verder al hebt gepresteerd.
* Maak je project tastbaar. Zorg voor de toevoeging van beeldmateriaal en besteed tijd in de vormgeving van het plan. Denk ook aan het toevoegen van film of audio. In sommige gevallen is dit van grote toegevoegde waarde.
