Begin met een analyse, oftewel: beschrijf hoe je onderneming eruit ziet. Neem daarin de missie en visie van je bedrijf mee. Omschrijf je identiteit en (gewenst) imago. Je identiteit is je antwoord op de vraag: 'Wie ben ik als organisatie?' Je imago geeft weer hoe anderen over je bedrijf denken. Stel vast hoe je met je doelgroep communiceert, bijvoorbeeld zakelijk of informeel, en of dit past bij je identiteit en imago. 

Het is belangrijk om duidelijk te krijgen welke doelen je wilt bereiken met je communicatie. Doelen kunnen heel simpel zijn. "Ik wil meer bezoekers naar mijn website" "ik wil bezoekers naar mijn event lokken" "ik wil dat men het buurthuis ziet en leert kennen", maar het kan ook wat ingewikkelder zijn "ik wil dat omwonenden een andere mindset krijgen als het gaat om dagbesteding voor asielzoekers" of "ik wil dat er een bewustwording ontstaat voor inclusie"

Verschillende communicatiedoelen richten zich op verschillende doelgroepen, zoals (potentiële) klanten, andere betrokken partijen of werknemers. Het is belangrijk om voor elke doelgroep een unieke aanpak te bedenken. Om de juiste aanpak te bepalen, kan je een persona creëren voor elke doelgroep. Met een persona maak je een uitgebreide beschrijving van een fictief persoon, waarin je de doelgroep persoonlijke kenmerken en een gezicht geeft. Het opstellen van een persona helpt om de juiste aanpak te bepalen die aansluit op de behoeften en voorkeuren van de doelgroep.

Kenmerken van een persona zijn bijvoorbeeld:

- leeftijd

- woonplaats

- hobby's

- online activiteiten

- mediagebruik

- verwachtingen van je organisatie

Bepaal wat je aan je doelgroep wilt communiceren in één zin. Dit is je boodschap. De manier waarop je deze boodschap overbrengt, bijvoorbeeld formeel of juist informeel, wordt de "tone of voice" genoemd. Zorg ervoor dat de boodschap en tone of voice consistent zijn in al je communicatie-uitingen, zoals teksten op je website en social media berichten. 

Bepaal welke communicatiemiddelen je gaat inzetten om je boodschap te verspreiden. Dit kan online via kanalen zoals je website en social media, of offline via bijvoorbeeld flyers of evenementen. Om de juiste kanalen te bepalen, is het belangrijk om te weten via welke kanalen jouw doelgroep actief is en op welke momenten je hen het beste kunt bereiken.

Stel daarom vragen zoals: Hoe komt jouw doelgroep in contact met jouw onderneming, online, offline of beide? Direct of via tussenpersonen? En op welke momenten van de dag? Het beantwoorden van deze vragen kan worden opgenomen in de klantreis. Een klantreis brengt alle contactmomenten tussen jouw onderneming en de doelgroep in kaart. Door een duidelijke klantreis te hebben, zorg je ervoor dat alle communicatiemiddelen op elkaar aansluiten en elkaar versterken.

Een handig hulpmiddel voor het samenvatten van je communicatieplan is het maken van een communicatiematrix. Hierin breng je in kaart wie je wilt bereiken, welke boodschap je wilt overbrengen, via welk kanaal, op welk moment en tegen welke kosten. Door dit schematisch weer te geven, kun je in één oogopslag zien:

• wie je doelgroep is,
• wat je doelstelling is,
• welke boodschap je wilt overbrengen,
• welk communicatiemiddel je wilt gebruiken,
• welk type content je hiervoor nodig hebt,
• en wat je budget is.

Je kunt de communicatiematrix vervolgens gebruiken om een content planning op te stellen voor wekelijkse of maandelijkse communicatie. Zo kun je bijhouden welke content je wanneer deelt.

Verwerk de gegevens in een schema om het werken met je communicatieplan te verduidelijken. Blijf alert en onderzoek regelmatig hoe je dit kunt verbeteren en bijsturen.

Communicatieplan voorbeeld

• Onderzoek de cultuurmarkt en analyseer de trends die hierin spelen.
• Breng de concurrenten in kaart en analyseer hun sterke en zwakke punten.
• Analyseer de kansen en bedreigingen voor jouw culturele evenement in de markt.

• Definieer de doelgroepen die jouw culturele evenement wil bereiken.
• Breng de kenmerken en interesses van deze doelgroepen in kaart.

• Formuleer specifieke, meetbare en haalbare doelen voor jouw culturele evenement.
• Zorg ervoor dat deze doelen aansluiten bij de overkoepelende doelstellingen van het evenement.

• Bepaal welke marketingstrategieën het beste bij jouw culturele evenement passen om de doelen te bereiken.
• Overweeg bijvoorbeeld verschillende kanalen, zoals social media, advertenties, public relations en het netwerken met influencers en bloggers.

• Stel een gedetailleerd actieplan op met de specifieke stappen die genomen moeten worden om de marketingstrategie uit te voeren.
• Bepaal de verantwoordelijken voor elke stap en de deadlines.

• Maak een overzicht van de kosten die gepaard gaan met het uitvoeren van het marketingplan.
• Bepaal de mogelijke opbrengsten en ROI (return on investment) van het plan.

• Implementeer het marketingplan en voer het actieplan uit.
• Evalueer regelmatig de resultaten en stuur het plan bij waar nodig.