Begroting

Voor het financieren van je project is zeer waarschijnlijk geld nodig. Je hebt al duidelijk in beeld wie je bent en wat je wilt gaan doen, maar nu moet je inzichtelijk zien te maken wat de inkomsten en uitgaven zijn. Als je dit goed voorbereid en een gedegen begroting maakt, zijn geldbronnen straks beter te overtuigen in jouw plan te investeren. Op deze pagina helpen we je stap voor stap naar een begroting toe. Je hoeft hier echt geen rekenwonder te zijn, maar soms zie je door de bomen het bos niet meer en dat kunnen wij heel goed begrijpen. Het is daarom ook verstandig om een afspraak in te plannen met een van onze consulenten. Wij kijken graag even met je mee en adviseren je waar we kunnen. En....dat is geen extra post op je begroting, want dat doen we altijd helemaal gratis. 

Eerst even nadenken!

Op naar de volgende stap; belanghebbenden in kaart brengen. Dat zijn de mensen of partijen die jullie project waardevol vinden, of belang hebben bij de realisatie ervan. Zij kunnen helpen om het succesvol te maken, onder andere door geld te geven of je in contact te brengen met andere geïnteresseerden. 

Behalve voor de hand liggende belanghebbenden, kan het project ook waarde hebben voor partijen waar je in eerste instantie nog niet aan had gedacht. Bijvoorbeeld een stichting die het thema van jullie evenement, tentoonstelling of voorstelling belangrijk vindt. Of misschien wil een relatie van je organisatie wel met zijn of haar bedrijf investeren in het project. 

Om een duidelijk beeld te krijgen van de mogelijke stakeholders, doe je een stakeholderanalyse:

1-     Stel vast wie het project waardevol vindt of er belang bij heeft.
2-     Verdeel deze personen of organisaties over categorieën, bijvoorbeeld de verschillende soorten belangen en waarden die ze hebben.
3-     Bekijk websites van stakeholders en zoek uit wat de mogelijkheden voor financiering zijn. Kijk ook eens naar welke projecten zij al financieren. Neem eventueel contact met ze op als je vragen hebt. 
4-     Doe onderzoek naar de voorwaarden en regelingen van potentiële financiers om te bepalen of jullie aanvraag ertussen past.
5-     Zet de stakeholders in volgorde van meest relevant naar minder relevant in je zoektocht naar geld. Bepaal welke stakeholders makkelijk te benaderen zijn, en welke financieel kunnen bijdragen. 

Nu je een lijst hebt van meest relevante belanghebbenden, ga je per stakeholder een 'waarde propositie' formuleren. Deze kun je bijvoorbeeld opschrijven, maar het belangrijkste is dat je het in een gesprek kunt uitleggen aan de stakeholder. Je beschrijft namelijk waarom jullie project waardevol is, en waarom de stakeholder er belang bij heeft dat jullie het kunnen realiseren. Je maakt ook duidelijk waarom het een onderscheidend project is. Met een waarde propositie interesseer en overtuig je stakeholders. 

Heb je ze in beeld? Dan is het tijd voor de volgende stap! Het écht maken van de begroting en het dekkingsplan. 

Voor een expositie heb je een ruimte nodig, ezels, stroom, en misschien wil je het aankleden met een hapje en drankje en een muziekje op de achtergrond. Dan weet je dus al exact dat je nodig hebt:

- pand of ruimte, - ezels, - stroom, - statafels, - hapje en drankje, - glazen en schaaltjes, - pianist en piano, - kunst.

Nu hoef je hier alleen nog de bedragen achter te zetten, en je plaatst ze in de kolom uitgaves. Dat zijn de voor de hand liggende kosten natuurlijk. Maar hiernaast heb je ook te maken met kosten die je niet direct ziet. 

Ga samen met je team zitten, of verzamel mensen om je heen, en probeer je voor te stellen dat je project live is. Wat zie je om je heen? Wat hoor je? Wat zijn de dingen waar je niet direct aan hebt gedacht? Probeer met de meest kritische mensen samen te gaan zitten om zoveel mogelijk uit deze brainstorm te halen. Wat dacht je van: - een gast spreker, - verzekering, - schoonmaak ?

Zonder PR en Marketing zal het nogal stil zijn tijdens je project. Aan het uiten van deze reclames zitten vaak ook nogal hoge kosten verbonden. Ga dus goed op zoek naar de beste manier om je doelgroep te bereiken en maak hier een gedegen plan voor, en bereken de bijkomende kosten hiervoor. Meer weten over een dergelijk plan? Kijk dan onder het kopje communicatieplan. 

Gelukkig heb je vaak niet alleen te maken met kosten maar ook met inkomsten. Hier denkt men vaak aan entreegelden of verkoop. En dat is natuurlijk ook zeker het geval. Alleen is er meer te melden. Een investeerder wil ook graag zien wat je zelf al hebt bedacht en hebt geïnvesteerd. Zo kan het bijvoorbeeld zomaar zo zijn dat het pand waar je gaat exposeren van ome Bert is en hij het graag ter beschikking wil stellen. Normaliter zou het huren van dit pand 1500 euro zijn voor die hele maand. Die mag je dus bij kosten opgeven, maar ook bij inkomsten weer neerzetten als zijnde gesponsord bedrag van Ome Bert. 

De uren dit in dit project gestoken zijn mag je ook zeker niet vergeten. Gemiddeld wordt 25 euro per uur gerekend en zeg nou dat je met alles al een kleine 42 uur bezig bent geweest, kun je deze uren dus bij kosten neerzetten als zijnde organisatorische kosten, maar dan ook weer bij inkomsten wegzetten als gesponsorde uren. Dat is een heel mooi bedrag van 1050 euro waardoor de (verborgen) baten en lasten ook goed in kaart worden gebracht. 

Je hebt de stakeholders al in kaart gebracht en weet nu ook wat de totale kosten zullen zijn en de wat je al aan inkomsten mag verwachten. Dat betekent dat je nu ook weet wat je aan kosten nog niet gedekt hebt en wat je dus nog moet zien te werven. Dit vermeld je ook in de begroting. Door je eerdere onderzoek weet je wat je van de stakeholders aan aandeel zou kunnen gaan verwachten en dit kun je nu ook invullen. 

subsidies € 5.542
Fonds x € 500
Fonds xx € 15.000
Fonds xxx € 875

Hou er rekening mee dat een begroting sluitend moet zijn. Dat wil zeggen dat inkomsten - uitgaven = € 0 euro. Een post onvoorzien wordt niet gewaardeerd en pas je alleen toe als je echt niet anders kunt. 

   

De begroting geeft een realistisch beeld van de geschatte kosten en inkomsten die direct samenhangen met de uitvoering van uw project. De specificatie van kosten en inkomsten moet de stakeholder in staat stellen uw onderliggende berekeningen en inschattingen te beoordelen. Voor het opstellen van een goede begroting is het belangrijk rekening te houden met het volgende:

- Het aan te vragen bedrag berekent u door de totale cofinanciering en eigen bijdrage af te trekken van de totale projectkosten;

- De begroting maakt inzichtelijk welke kosten op de begroting worden gedekt met de bijdrage van de stakeholders;

- Onvoorziene kosten kunnen niet worden opgevoerd in een begroting, als deze voor financiële ondersteuning wordt ingediend bij subsidiërende instanties of fondsen;

- Met het oog op een toekomstbestendige arbeidsmarkt in de culturele en creatieve sector moet u voor alle werkzaamheden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project de vijf principes van de Fair Practice Code hanteren en als opdrachtgever een eerlijke vergoeding betalen. Wijkt u af van deze code geef dan aan wat hiervan de reden is. Meer over de Fair Practice Code kunt u teruglezen onder de kop: Codes op deze website; 

- Vermeld of de begroting in- of exclusief BTW is opgesteld. Dit is afhankelijk of u wel of niet BTW plichtig bent;

- Stel de begroting altijd op in hele euro's. 

Maak een begroting op in pdf formaat en reserveer hier maximaal 2 pagina's voor. 

Contact opnemen

Bedrijfsnaam
Logo Cultura Venray

Stichting Cultura Venray

Heuvelstraat 4
5801 CS Venray
0478 785 429
info@culturavenray.nl
© 2024
Created by LR Internet